기부금영수증 발행부터 국세청 신고까지

비영리 단체 실무에서 가장 부담이 큰 일을 꼽으라면 대개 연말의 기부금영수증 발행이 나옵니다.

일 자체가 어려워서가 아닙니다. 1년치 데이터를 그때 처음 확인하기 때문입니다. 후원자 정보가 비어 있거나, 이름이 다르거나, 중복 등록된 것을 그제야 발견합니다. 그리고 마감은 며칠 남지 않았습니다.

연중에 확인해 두어야 하는 것

영수증 발행에 필요한 정보는 후원을 받는 시점에 이미 정해집니다. 그때 빠진 것을 연말에 채우려면 후원자에게 다시 연락해야 하고, 연락이 닿지 않는 분은 발행 자체가 어려워집니다.

그래서 분기에 한 번쯤 빠진 정보를 확인하는 습관이 연말 부담을 크게 줄입니다. 후원자가 늘어난 뒤 한꺼번에 보면 몇 백 건을 훑어야 하지만, 분기마다 보면 새로 들어온 몇 십 건만 확인하면 됩니다.

발행과 신고는 다른 일입니다

영수증을 후원자에게 발행하는 것과, 국세청에 명세를 제출하는 것은 별개의 절차입니다. 발행만 하고 신고를 놓치거나, 신고 자료와 발행 내역이 어긋나는 경우가 생깁니다.

도네이션박스는 기부금영수증을 발행하고 신고용 파일까지 만들 수 있습니다. 같은 데이터에서 두 가지가 나오므로 발행 내역과 신고 자료가 어긋날 이유가 없습니다. 따로 엑셀로 정리해 옮겨 적는 단계가 사라지는 것이 실질적인 차이입니다.

현금·계좌 후원도 함께 봐야 합니다

자동이체나 카드로 들어온 후원은 자동으로 기록됩니다. 문제는 계좌이체나 현금으로 받은 후원입니다.

이 건들을 따로 관리하면 영수증 발행 대상에서 빠집니다. 그러면 후원자는 "냈는데 영수증이 안 왔다"고 하고, 확인하는 데 시간이 걸립니다. 현금·계좌로 받은 후원도 같은 곳에 등록해 두어야 연말에 한 번에 처리됩니다.

기준은 담당자가 확인해야 합니다

기부금 종류와 공제 기준은 단체 유형과 제도에 따라 달라집니다. 지정기부금 단체인지, 어떤 항목이 대상인지는 소프트웨어가 판단할 수 없습니다.

시스템이 하는 일은 정해진 기준대로 빠짐없이 처리하는 것이고, 기준을 정하는 것은 담당자의 몫입니다. 매년 제도가 조금씩 바뀌므로 발행 전에 한 번 확인하시길 권합니다.