전자기부영수증이 바꾸는 것

기부금영수증을 종이로 발행하면 따라오는 일이 많습니다. 출력하고, 봉투에 넣고, 주소를 확인하고, 우편으로 보내고, 반송된 것을 다시 확인하고, 분실했다는 연락에 재발행합니다.

후원자가 백 명이면 이 일이 백 번입니다. 연말에 다른 업무를 못 하는 이유가 대개 여기 있습니다.

단체 입장에서 달라지는 것

전자 방식으로 바뀌면 출력·발송·재발행 과정이 사라집니다. 우편 비용도 줄지만, 더 큰 것은 시간입니다. 연말 한 달을 영수증 업무에 쓰던 것이 며칠로 줄어듭니다.

주소 관리 부담도 없어집니다. 종이로 보내려면 주소가 최신이어야 하는데, 이사한 후원자를 매년 따라가는 것은 사실상 불가능합니다. 반송된 영수증을 다시 확인하는 일이 없어지는 것만으로 체감이 큽니다.

후원자 입장에서 달라지는 것

받아서 보관할 필요가 없어집니다. 필요할 때 조회하면 되고, 잃어버릴 일이 없습니다.

이건 단체에도 이익입니다. "영수증을 못 받았다", "잃어버렸다"는 문의가 연말마다 반복되는데 그 문의 자체가 사라지기 때문입니다.

모든 후원자가 바로 넘어가지는 않습니다

전자 방식이 익숙하지 않은 후원자가 있습니다. 특히 오래 후원해 오신 분들 중에 종이를 선호하는 분이 많습니다.

이분들에게 전자 방식만 안내하면 "예전만 못하다"는 인상을 줍니다. 기본은 전자로 하되 요청하시는 분에게는 종이로 대응하는 것이 관계를 지키면서 업무를 줄이는 방법입니다.

전환할 때 안내가 중요합니다

방식을 바꾸는 해에는 안내를 미리 보내시길 권합니다. 예년처럼 우편을 기다리다 오지 않으면 후원자는 단체에 문제가 생겼다고 생각합니다.

"올해부터 이렇게 확인하실 수 있습니다"를 연말 전에 한 번, 제출·발행 후에 한 번 보내면 대부분의 혼란을 막을 수 있습니다. 도네이션박스는 회원에게 문자를 보낼 수 있으므로 이 안내를 대상자에게만 발송할 수 있습니다.