현금·계좌로 받은 후원도 한곳에서 관리하기

정기후원을 시스템으로 관리해도 그 밖에서 들어오는 후원은 남습니다.

행사장에서 받은 현금, 계좌로 직접 보낸 이체, 자동이체가 실패해 후원자가 따로 보낸 금액, 후원함에 모인 돈 같은 것들입니다.

비중이 크지 않다고 따로 관리하면 연말에 반드시 문제가 됩니다.

따로 관리하면 생기는 일

영수증에서 빠집니다. 시스템에 없는 후원은 기부금영수증 발행 대상에서 제외됩니다. 후원자는 "냈는데 영수증이 안 왔다"고 하고, 담당자는 어느 건인지 찾느라 시간을 씁니다.

미납으로 남습니다. 자동이체가 실패한 후원자가 직접 이체했는데 기록하지 않으면 그분은 계속 미납 상태입니다. 다음 달 미납 안내가 또 나갑니다. 이미 낸 분에게 독촉이 가는 것만큼 관계를 상하게 하는 일이 없습니다.

수입 합계가 안 맞습니다. 시스템 숫자와 통장 잔액이 어긋나고, 결산 때 그 차이를 찾느라 며칠이 걸립니다.

등록하면 세 가지가 한 번에 해결됩니다

도네이션박스는 현금·계좌로 받은 후원을 등록할 수 있습니다. 등록하면 영수증 발행 대상에 들어가고, 미납 목록에서 정리되고, 수입 합계에 반영됩니다. 기록 한 번으로 세 가지가 함께 처리됩니다.

받은 날 기록하는 습관

가장 확실한 방법은 받은 날 바로 기록하는 것입니다. 며칠 지나면 누가 얼마를 냈는지 기억이 흐려지고, 행사가 끝난 뒤 몰아서 정리하려면 메모부터 찾아야 합니다.

특히 행사장에서 받은 현금은 그날 정리하지 않으면 금액은 맞는데 누가 낸 것인지 모르는 상태가 됩니다. 그러면 영수증을 발행할 수 없습니다.

입금자명 안내

계좌이체로 받으실 때 입금자명을 후원자 본인 이름으로 해 달라고 안내해 두시면 확인이 훨씬 빨라집니다.

배우자나 회사 이름으로 들어오면 통장 내역만 보고는 누구인지 알 수 없습니다. 안내 문구 한 줄로 매달 몇 십 분씩 아낄 수 있습니다.